Главная
Модули
Скриншоты
Загрузка
Статьи
Партнеры
Клиенты
Контакты
Кадровая программа предприятия: как мы к этому шли
Виктория Чернова, заместитель начальника ОК ОАО «Одескабель» (Одесса, Украина)
Время — невосполнимый ресурс, его катастрофически не хватает всем. Какой продолжительности должен быть рабочий день у HR-менеджера, чтобы все сделать, все успеть? Общаясь с коллегами, постоянно слышишь жалобы на нехватку времени, а часто еще и на то, что трудно собрать нужную информацию, сложно успеть подготовить вовремя все документы, справки, отчеты...
Наш заводской отдел кадров получает очень много запросов от банков и кредитных обществ по поводу предоставления информации о работниках завода, запрашивают в основном информацию о продолжительности их работы и о занимаемой должности. Раньше такие заявки отнимали уйму рабочего времени, требовали массу «бумажной» работы — найти нужные сведения, проверить, выписать справки… Сегодня нашему инспектору отдела кадров нужно всего-навсего пару секунд, что бы выдать информацию по таким запросам. Это стало возможным после разработки и внедрения собственной компьютерной программы управления персоналом, которая позволила нам автоматизировать кадровый учет.
На рынке сейчас предлагается множество готовых компьютерных программ, помогающих HR-менеджеру в работе. Как у каждого стандартного продукта, у них есть свои достоинства и недостатки. Но мне хотелось бы рассказать о программе, которая родилась у нас на предприятии и постоянно растет и развивается вместе с нами.
Кадровый учет составляет довольно большую часть работы отдела кадров. Поэтому цель создания специальной программы состояла в том, чтобы упростить работу по кадровому делопроизводству и обеспечить работникам отдела кадров и других отделов, где используется кадровая информация, а также руководству компании возможность быстрого доступа к информации о сотрудниках. Мы с самого начала рассматривали нашу программу как часть (блок) большой общей автоматизированной системы управления предприятием в целом.
Начинать было трудно. Пришлось преодолевать не только и не столько технические трудности, сколько сложности, связанные с «человеческим фактором» — неготовность людей менять сложившиеся привычки и стереотипы, нежелание учиться новому и меняться. Чаще всего реакция была примерно такая: «Зачем нам это нужно?! Мы и так все можем быстро найти, у нас порядок в бумагах!». Приходилось терпеливо объяснять преимущества работы с базами данных, помогать осваивать новые знания и т. д.
Конечно, были и объективные сложности. Например, много времени заняло введение в базу данных большого объема первичной информации (учетные данные на личный состав работников завода — порядка 1000 человек). Мешала несогласованность в работе программистов и отдела персонала. Нам хотелось всего и сразу, и изначально мы не всегда могли достаточно точно сформулировать задачу для разработчиков программы. Многое пришлось из-за этого переделывать. Тяжелый этап работы остался позади и сейчас мы имеем профессиональный инструмент, который хорошо работает и может совершенствоваться и развиваться в зависимости от потребностей и запросов отдела персонала. Я рассказываю об этом для того, чтобы поделиться накопленным опытом, чтобы другим легче было пройти этот путь.
Мы хотели, чтобы наша кадровая программа помогала менеджеру по персоналу на всех этапах его работы. Для этого мы хорошо структурировали программу (каждому процессу соответствует свой блок или модуль), создали и связали между собой несколько баз данных; программисты разработали для программы интуитивно понятный интерфейс.
Работа с сотрудниками на предприятии начинается с приема на работу, поэтому первый раздел программы — база претендентов на вакантную должность. При подборе персонала, особенно когда идет большой поток людей, внутреннему рекрутеру необходимо иметь полную информацию о каждом кандидате, включая краткую характеристику. Замечательно было бы располагать и фотографией в электронном виде, но это для нас пока слишком трудоемко.
Большим подспорьем для рекрутера является наличие в программе классификатора профессий, кроме того, в справочнике «Инструкции и уставы» имеется около 80 готовых должностных инструкций (предусмотрена также возможность их редактирования). Это позволяет руководителю подразделения при оформлении заявки на специалиста правильно ввести в штатное расписание название должности. Кроме того, облегчается работа по составлению должностной инструкции для будущего сотрудника (если должность введена впервые или инструкции пока не имеется).
В разделе штатное расписание можно посмотреть информацию, касающуюся любой позиции на заводе: должность, отдел, заработная плата, занята должность (и кем) или вакантна и т. д. Таким образом, вся необходимая рекрутеру информация находится у него под рукой.
После того как принято решение о приеме кандидата на работу, процесс оформления документов занимает минимум времени: полная информация сразу заносится в базу персональных данных, новому сотруднику тут же выдается электронный пропуск и распечатывается его личная карточка — в типовом формате, с фотографией. В течение всего периода работы на предприятии все изменения в биографии работника (изменение состава семьи, смена фамилии, получение дополнительного образования и т. д.) отслеживаются и с помощью программы фиксируются в его личной карточке. Кроме того, в карточке фиксируются данные о об освоении второй профессии (совмещаемой), о повышении разряда, присвоение категории, изменении в зарплате и т. д.
Уже сейчас программа позволяет в считанные секунды просмотреть все перемещения работника по службе (смена участка, цеха, должности), причем не только в период его работы на нашем предприятии, но и на протяжении всей трудовой биографии человека (в учетную карточку сотрудника вносится вся информации из его трудовой книжки, все полученные им специальности, квалификации). Если человек захотел сменить работу, уволиться с нашего предприятия, то в кадровой программе он тоже будет «уволен», при этом все данные по каждому сотруднику архивируются, сохраняются и могут быть востребованы в любое время.
На нашем предприятии с кадровой программой связана электронная пропускная система. Мы можем проконтролировать время прихода сотрудника на работу и время его ухода с работы, его передвижения по подразделениям во время рабочего дня. На основании информации о фактически отработанном времени, об отпусках (по всем их видам, предусмотренным трудовым законодательством и коллективным договором), больничных, командировках, служебных записках о невыходе на работу (по той или иной причине) формируется эффективный механизм табельного учета, который позволяет автоматически разрабатывать графики работ и осуществлять все текущие кадровые операции. Так, можно сформировать плановый график отпусков и сверить его с действующим. Это очень удобно для крупных предприятий.
При наличии такой обширной базы общей информации о сотрудниках, мы, конечно же, воспользовались возможностью программы делать выборки по разным критериям, например, выборку сотрудников, имеющих какие-то льготы, право на дополнительный отпуск, не использовавших свои текущие отпуска, премированных по итогам работы за год и т. д. Такой вариант выборки, как список Дней рождения сотрудников (по подразделениям и по дням), позволяет нам вовремя поздравлять именинников и никого не обидеть забывчивостью! Выборку сотрудников, имеющих детей до 14 лет, мы подготовили под Новый год, на основе ее составили список для заказа подарков детям.
Приведу те параметры составления выборок, которыми мы пользуемся постоянно:
  • возраст (для определения среднего возраста по предприятию, по отделам и по цехам, составления списка пенсионеров);
  • пол (для выяснения соотношения работающих женщин и мужчин);
  • образование (для планирования обучения);
  • место проживания (и/или прописки);
  • стаж работы (в целом и на предприятии);
  • должность (для составления отчетов по рабочим, служащим, ИТР) и т. д.
По заданным параметрам можно сделать огромное множество выборок, причем критерии (или «признаки» на языке программы) можно устанавливать самим! Это очень удобно для сотрудников службы управления персоналом, особенно на предприятии, на котором работает большое количество сотрудников.
Хотелось бы рассказать об удобствах работы с программой и опять вспомнить об экономии времени, ведь под Новый год у менеджера по персоналу и у кадровика всегда очень много работы. Сколько времени прежде занимала у нас подготовка годового статистического отчета и поиск ошибок при «нестыковках» в цифрах! Теперь же, одно нажатие кнопки — и все готово! При этом машина не ошибается в расчетах (правда, при условии, что исходные данные были внесены точно и аккуратно).
Сегодня мы разрабатываем еще один блок автоматизированной системы управления персоналом, касающийся обучения. До сих пор вся проводившаяся на предприятии работа по обучению сотрудников (и внутреннему и внешнему) учитывалась отдельно по каждой программе. Чтобы проследить «историю» обучения отдельного человека за несколько лет, нужно было поднять все отчеты. Теперь же все данные будут вноситься в личную карточку работника и накапливаться здесь год за годом. Программа сможет составлять выборки по видам обучения, по названиям обучающих организаций, по сумме средств, затраченных на каждого конкретного работника и др. Такой учет позволит нам постоянно отслеживать рост потенциала работников, повышение их квалификации, а следовательно, сформировать дополнительный внутренний кадровый резерв.
Как правило, на рабочие должности к нам приходят люди, не имеющие нужной нашему производству рабочей специальности. Поэтому они проходят курс индивидуального производственного обучения, по окончании которого сдают квалификационный экзамен. Все результаты (и обучения и аттестации) также заносятся в электронную учетную карточку работника.
В процессе развития и совершенствования кадровой программы предприятия коллектив наших программистов выделился в отдельную компанию «BSCom», а программа получила коммерческое название «Триплан». Мы ведем совместную работу — добавляем в программу новые модули, находим новые решения. Теперь наши разработки, в которых сконцентрирован многолетний опыт и творческие достижения коллектива, доступны и для других предприятий.
Модули «Персонал» и «Зарплата» программы «Триплан» сочетаются между собой. Если раньше начисление зарплаты в масштабах завода было очень трудоемким и сложным процессом, предусматривавшим своевременную сдачу табелей, сверку данных, учет всех изменений (бухгалтерам приходилось работать даже по выходным), то сейчас табель в электронном виде поступает сразу в бухгалтерию. Контролируют правильность ведения табеля отдел кадров и отдел организации труда и заработной платы.
Все расчеты по заработной плате у нас полностью автоматизированы. «Одескабель» — производственное предприятие, для разных групп сотрудников используются различные формы оплаты труда. Компьютерная программа рассчитывает заработную плату как в повременно-премиальной, так и в сдельно-премиальной формах. Расчет сдельной заработной платы осуществляется на основании создаваемых бригадных и индивидуальных нарядов. Расчет повременно-премиальной заработной платы производится на основании штатного расписания и установленных надбавок. Кроме того, предусмотрен алгоритм настройки расчета начислений и удержаний. Использование всех этих функций кадровой программы позволяет облегчить и упростить работу бухгалтера, а также вести полный учет и контроль соответствия оплаты труда отработанному времени.
Большим облегчением для наших бухгалтеров является и то, что программа автоматически формирует отчет 1-ДФ (в формате Государственной налоговой инспекции) и персонификацию (в формате Пенсионного фонда).
Считать, что, внедрив автоматизированную систему управления персоналом, предприятие решит все кадровые проблемы, не стоит. Программный продукт, каким бы совершенным он ни был, не заменит опытного кадрового работника. Но концентрация всей важной информации о работниках в одном месте, облегчение для руководителей разного уровня доступа к этой информации помогает активнее подключать к кадровым процессам менеджеров предприятия, делает кадровые процессы прозрачными, в конечном итоге — повышает управляемость предприятия. Возможности аналитической обработки заложенной в систему информации открывают перед нами новые перспективы в управлении персоналом. Внедрив автоматизированную систему управления персоналом, мы смогли оптимизировать временные затраты на принятие оперативных решений, получили возможность более эффективно использовать человеческие ресурсы. Использование кадровой программы позволило улучшить коммуникацию между различными подразделениями, сократило количество рутинной кадровой работы. Конечно, бумажные носители при этом никто не отменял, но мы оптимизировали затраты времени на их заполнение.
На этом мы не намерены останавливаться. В сотрудничестве с командой наших программистов (теперь в составе компании «BSCom) мы работаем над алфавитной книгой. Хотим включить в этот раздел программы все алфавитные книги (архивы) за весь период существования предприятия. Такая книга значительно облегчит нам работу с пенсионерами нашего предприятия, которые обращаются с запросами о получении различных справок (о стаже, сроке работы на предприятии и др.) для пересчета пенсий.
В перспективе мы планируем предусмотреть возможности для накопления информации по всем выплатам, социальным благам, которые получают работники предприятия за весь период своей работы.
Еще один блок сведений, которые нужно ввести в программу, это сведенья о наградах, поощрениях, знаках отличиях каждого сотрудника. Это важно как для тех работников, которые работают на предприятии достаточно давно (поскольку награды влияют на размер пенсии), так и для молодых сотрудников — как факт оценки и признания вклада человека в общие достижения предприятия, важный фактор мотивации их к дальнейшему профессиональному и карьерному продвижению.
Многие проблемы, связанные с разработкой и внедрением автоматизации управления персоналом на предприятии мы смогли решить. На достигнутом не останавливаемся, задумок, идей и планов на будущее у нас очень много. Мы готовы делиться опытом и с удовольствием прочитаем на страницах журнала об аналогичном опыте других предприятий.
© ООО "BSCom". Все права защищены. Условия использования. Политика безопасности.